Personvern og informasjonskapsler

Forte Group, herunder Forte Digital AS, Forte Hub AS og Forte Optimize AS, vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en sikker, betryggende og tillitsvekkende måte.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er også tatt inn nedenfor.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger nedenfor.

1. Ansvarlig for behandling av personopplysninger

Forte Digital AS og tilhørende datter- og søsterselskaper er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandling innenfor sin virksomhet som omtales nedenfor. Hver av virksomhetene er ansvarlig for den behandling som skjer i virksomheten, og informasjonen nedenfor gjelder for hver av virksomhetenes behandling om ikke annet fremgår.

Kontaktopplysninger for virksomhetene som behandlingsansvarlige:

Forte Digital AS
E-post: info@fortedigital.no
Telefon: 917 55 886
Organisasjonsnummer: 919 321 369

2. Behandling av personopplysninger

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistennevnte omtales som «registrert»).

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Er vi databehandler, dvs. vi behandler personopplysninger på vegne av andre, vil du få informasjon om behandlingen fra behandlingsansvarlig. Du kan allikevel kontakte oss om behandlingen av dine personopplysninger, så vil vi henvise deg til rett behandlingsansvarlig. Se også nedenfor om vår rolle som databehandler.

2.1 Kommunikasjon og kontakt

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

På nettsidene er det også mulig å kontakte oss eventuelt gjennom chat eller melde seg på våre arrangementer, laste ned rapporter og be om å bli kontaktet. Dersom du gir oss data her, vil vi i den grad det er nødvendig for de overnevnte behov behandle persondata om deg. Vi gjennomgår innhentet data manuelt på periodisk basis. Data som ikke lenger er relevant slettes.

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i ett år.

2.2 E-post

Vi benytter e-post som kommunikasjonsløsning som inneholder personopplysninger. Behandlingen er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysning gjennom e-post (se GDPR artikkel 6 (1) f) for å ha et arbeidsverktøy og kommunikasjonsløsning, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Hva som behandles av personopplysninger i e-poster er avhengig av e-postens formål og hva som er inntatt i denne. E-poster slettes når de ikke lenger er nødvendige, og vi har tiltak for å sørge for regelmessig sletting av e-post. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn omtrent ett år uten grunnlag for dette. Grunnlag for å lagre lenger kan være salgsprosesser, eksisterende kunde eller partnerrelasjoner eller annet relevant for vårt daglige arbeid.

Våre sikkerhetsløsninger har også tilgang til e-post, men da kun i maskinell behandling.

Vi ber om at personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post til oss utover de personopplysninger som naturlig sendes i klartekst ved utsendelse av e-post. Forte tillater ikke mottak av store datamengder gjennom ukrypterte løsninger som e-post. Kontakt din kontaktperson dersom du har behov for å sende store mengder persondata til oss.

2.3. Informasjon og markedsføring

Dersom du forespør informasjon eller melder deg på nyhetsbrev, eller er eksisterende kunde av oss, vil vi sende ut informasjon om våre produkter og tjenester, produkter for samarbeidspartnere, nyhetsbrev og annen informasjon og markedsføring. Vi vil da behandle ditt navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke eller avtale med deg. Behandlingen skjer inntil du enten har mottatt forespurt informasjon, har trukket ditt samtykke eller ikke lenger er kunde hos oss. Deretter slettes personopplysningene dine.

Vi behandler personopplysningene for å informere deg om tjenester og produkter som kan være av interesse for deg, og behandler personopplysningene på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1) a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å benytte eventuelle muligheter til avbestilling i forsendelser du mottar, eller for å reservere deg mot direkte markedsføring og/eller profilering etter GDPR 21 (2), ved å kontakte oss.

Ved utsendelse av informasjon om de tjenester du benytter, som ikke inneholder markedsføring, så vil dette gjøres uavhengig av om du har samtykket, og personopplysningene vil da behandles etter GDPR artikkel 6 (1) b ved at vi skal oppfylle en avtale med deg. Formålet med behandlingen er da å holde deg oppdatert om tjenestene du mottar.

Vi behandler kun personopplysninger som gjør at vi kan foreta utsendelsen, som er e-postadresse. E-postadressen benyttes ikke til annet enn å sende ut nyhetsbrevet. Personopplysningene behandles så lenge du mottar nyhetsbrevet.

2.4. Eksisterende og potensielle kunder, leverandører og samarbeidspartnere mv.

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder (i forretningsforhold), leverandører og andre samarbeidspartnere for salg- og markedsførings­aktiviteter, å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.

Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeids­partnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.

Vi lagrer opplysningene inntil forholdet til kunde, leverandør eller samarbeidspart opphører eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.

2.5 Rekruttering

Ved rekruttering til nye stillinger oss hos vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles som vil inneholde personopplysninger.

Vi bruker jobbsøketjenesten [TA INN]Workable til å administrere innsendte søknader, og dette er da vår databehandler. Registrerer du deg hos jobbsøketjenesten med egen profil, vil tjenesten være behandlingsansvarlig, og det vises til dennes personvernerklæring for informasjon om behandling av personopplysninger i tjenesten. Behandling av personopplysninger er basert på samtykke som du har gitt i jobbsøketjenesten (GDPR artikkel 6 (1) a), om slikt blir innhentet, eller grunnlagene som følger nedenfor.

Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en arbeidsavtale med jobbsøker eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b).

Gjøres det undersøkelser av oss ut over å kontakte personer som er oppgitt som referanse, undersøke ved søk om historikk mv., så behandles personopplysninger på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse for å sikre at riktig kandidat til stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f). For sistnevnte har vi vurdert at vår berettigede interesse i å rekruttere nye ansatte veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad.

Personopplysninger slettes så snart rekrutteringen er gjennomført, om du ikke har samtykket til lenger oppbevaring.

2.6 Arrangementer mv.

For deltakere på arrangementer vil det bli registrert og behandlet kontaktopplysninger samt hvilket arrangement vedkommende skal delta på, slik at vedkommende kan identifisere som påmeldt og at det kan gjennomføres nødvendig kommunikasjon og eventuelt fakturering av deltakeravgift. Behandling av personopplysninger vil skje på grunnlag av å oppfylle en avtale med deltaker (GDPR artikkel 6 (1) b), eller om deltakerne representerer en virksomhet på grunnlag av vi har vurdert at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) av å avholde arrangementer som del av virksomhet. I sistnevnte tilfelle har vi vurdert at vår berettigede interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

I tilfelle det serveres mat og/eller drikke vil vi kunne innhente informasjon om eventuelle preferanser, som kan vise helse- og/eller religion ut fra preferansene. Dette er informasjon som vil kun behandles av oss, og som vil slettes umiddelbart etter arrangementet. I slike tilfeller vil opplysningene behandles på grunnlag av samtykke.

Opplysninger som nevnt over lagres i en kort periode etter arrangementet slik at vi kan sende deg eventuelle skjema for tilbakemelding og lignende. Deretter vil opplysningene anonymiseres slik at vi kun har data for statistiske formål igjen.

2.7 Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos oss er det montert et kamera med mikrofon for å sikre at vi ikke slipper inn uvedkommende. Kameraet og mikrofonen aktiveres manuelt når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 (1) f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til våre lokaler.

2.8 Sosiale medier

Vi har kontakt med interessenter og andre gjennom sosiale medier. Bl.a. har vi etablert en Facebook-side, hvor vi er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne tilknytning sammen med Facebook. Gjennom Facebook-siden vil det behandles personopplysninger dersom du legger inn poster på siden, kommenterer poster eller «liker»/følger siden. Formålet vårt med behandling av personopplysninger gjennom Facebook, er å ha kontakt med deg som ønsker å kommunisere med oss eller interagere på vår Facebook-side på andre måter, se også om kommunikasjon under punkt 2.2 ovenfor.

I denne sammenheng behandles det ditt navn og kobling til andre opplysninger som du har lagt ut på Facebook tilknyttet ditt navn/konto på Facebook. I tillegg behandles det alt du deler gjennom poster og kommentarer på vår Facebook-side, samt det forhold at du har «liket»/følger vår nettside. Hva du deler på Facebook-siden er opp til deg og frivillig.

Vi ber deg om å ikke dele personopplysninger i poster eller kommentarer på nettsiden, og spesielt ikke dele personopplysninger om andre, f.eks. ved å «tagge» eller omtale personer.

Vi behandler personopplysninger i sosiale medier, som Facebook, på grunnlag av at vi mener å ha en nødvendig berettiget interesse i å kommunisere med omverdenen gjennom det sosiale mediet og vil da behandle personopplysninger i denne sammenheng (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å kommunisere med omverdenen og håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Opplysningene vil behandles så lenge postinger/kommentarer er tilgjengelig på det sosiale mediet, og du kan når som helst selv slette dette.

2.9 Bruk av nettsider

På nettsidene og i tjenestene til våre benyttes det informasjonskapsler (cookies) bl.a. for å samle inn informasjon for å gi til bedre kundeopplevelsen på nettsider og tjenester, samt å tilby funksjonalitet i tjenestene. Vi benytter også informasjonen for å gi besøkende anbefalinger og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av besøkendes atferd, f.eks. på bakgrunn av tjenester som er benyttet, linker som det er klikket på, eller informasjon som er lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster. I tillegg brukes det informasjonskapsler for å gi tilpasset markedsføring på våre nettsider, i annonsenettverk og på sosiale medier. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til den enkelte besøkende.

En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne eller en nummer-/sifferserie som kan identifisere din nettleser eller enhet som benytter nettsidene (omtales som informasjonskapsler nedenfor for enkelthetens skyld).

Du har muligheten til å hindre at vi plasserer informasjonskapsler i din nettleser. Mange nettlesere eller enheter er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk, men du kan selv velge å endre innstillingene slik at kapslene ikke blir akseptert. Ulempen med å deaktivere informasjonskapsler i nettleseren din er at nettsidene ikke vil fungere optimalt. Grunnen er at formålet med de fleste informasjonskapslene vi benytter er å sørge for nettopp funksjonalitet på tjenestene.

Vi benytter også andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP-adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på nettsted og tjenester. Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre nettstedet og tjenestene mer brukervennlig.

Vi bruker både informasjonskapsler og andre verktøy til å gjennomføre webanalyse. I den grad denne informasjonen kan benyttes til å identifisere deg som enkeltperson vil bruken være basert på ditt samtykke. I de tilfeller der dataen er anonym vil vi ikke benytte samtykke som behandlingsgrunnlag for denne behandlingen.

Vi benytter også logger og data fra vår webserver for å generere statistikk over besøk på våre nettsider. Statistikken gjør at vi kan forbedre informasjonen på nettsiden vår. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har besøkt, hva du har søkt på på sidene våre, dato og tidspunkt for besøk samt teknisk informasjon om enheten din. Webserveren anonymiserer umiddelbart IP-adressene til besøkende. I praksis vil det ikke være mulig å identifisere de besøkende fra de resterende parameterne. Derfor er statistikken anonym og kan derfor ikke knyttes til deg som enkeltperson.

Hvilke cookies som benyttes på nettsidene finnes i preferansene for de cookies du velger, se knapp nederst til venstre på nettsiden.

Vi behandler personopplysninger ovenfor på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) å tilpasse nettsiden til våre brukere og at denne interessen veier tyngde enn den enkeltes personvern. Vi vil også behandle opplysninger basert på samtykke som du avgir ved å benytte våre nettsider (GDPR artikkel 6 (1) a). Slikt samtykke kan trekkes til enhver tid ved å benytte funksjonalitet på nettsiden. Vi ivaretar imidlertid personvernet til besøkende på nettsiden ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere enkeltpersoner. Opplysningene vil oppbevares så lenge de er nødvendige for formålene som nevnt ovenfor.